Коммерческий отдел: структура и управление. Обязанности отдела кадров

I. Общие положения

1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия.

4. Отдел возглавляет начальник*, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

*Руководителем отдела кадров может быть заместитель директора по кадрам.

5. Начальник отдела кадров имеет _______ заместителя(ей).

главным конструктором.

7. Заместитель (и) и другие сотрудники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора по представлению главного конструктора.

8. В своей деятельности отдел руководствуется:

8.1. Уставом предприятия.

8.2. Настоящим Положением.

8.3. ...

9. ...

II. Структура

1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по предложению технического директора и главного конструктора и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2. Отдел главного конструктора имеет в своем составе структурные подразделения (бюро, группы, лаборатории, пр.) согласно нижеприведенной схеме.

3. Положения о подразделениях отдела кадров (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела кадров, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится

4. ...

III. Задачи

1. Подбор, расстановка и воспитание кадров.

2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.

3. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.

4. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

5. Учет кадров.

6. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

7. ...

IV. Функции

1. Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.

2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

3. Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

4. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

5. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации.

6. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

7. Информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

8. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занято-сти.

9. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

10. Учет личного состава.

11. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

12. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

13. Ведение установленной документации по кадрам.

14. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

15. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

16. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

17. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия.

18. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

19. Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

20. Подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.

21. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

22. Выдача справок о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы.

23. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работни-ков, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

24. Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.

25. Оформление и учет командировок.

26. Табельный учет.

27. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

28. Анализ текучести кадров.

29. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.

30. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

31. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

32. ...

V. Права

Отдел кадров имеет право:

1. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников законодательства о труде, предоставление установленных льгот и преимуществ.

3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, органи-зациями, учреждениями, в том числе агентствами по найму и службами занятости.

8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.

9. ...

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав отдел кадров взаимодействует:

1. Со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам:

1.1. Получения:

Заявок на рабочих и служащих;

Характеристик на работников, представляемых к поощрению;

Характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;

Пояснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины;

Предложений по составлению графиков отпусков;

- ...

1.2. Предоставления:

Решений о поощрении работников;

Копий приказов о приеме, перемещении и увольнении;

Утвержденных графиков отпусков;

Решений аттестационной комиссии;

- ...

2. С главной бухгалтерией по вопросам:

2.1. Получения:

Справок о заработной плате для оформления пенсии;

Материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы;

- ...

2.2. Предоставления:

Проектов приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц;

Табеля учета рабочего времени;

Графика отпусков;

Листков временной нетрудоспособности к оплате;

- ...

3. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:

3.1. Получения:

Штатного расписания;

Схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;

Показателей по труду и заработной плате;

Положений о премировании работников;

Расчетов фондов заработной платы и численности;

Расчетов потребности в рабочих и служащих;

- ...

3.2. Предоставления:

Сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

Сведений о списочной численности работников;

Данных о текучести кадров;

- ...

4. С отделом подготовки кадров по вопросам:

4.1. Получения:

Расчетов потребности в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям;

Сведений о качественном составе рабочих, специалистов и служащих;

Информации о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов;

- ...

4.2. Предоставления:

Графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации;

Списков работников, обучающихся в средних специальных и высших образовательных учреждениях;

Планов проведения занятий, сведений об успеваемости учащихся и сроках обучения;

Результатов итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства;

Предложений по составу аттестационных комиссий;

- ...

5. С юридическим отделом по вопросам:

5.1. Получения:

Сведений об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении;

Разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;

- ...

5.2. Предоставления:

Проектов трудовых договоров с руководящими работниками предприятия;

Заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов, и на разъяснение действующего законодательства;

Приказов для визирования;

- ...

6.1. Получения:

- ...

- ...

6.2. Предоставления:

- ...

- ...

VII. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела кадров.

2. На начальника отдела кадров возлагается персональная ответственность за:

2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

2.2. Организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

2.3. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

2.4. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.

2.5. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.

2.6. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

2.7. ...

3. Сотрудники отдела кадров при оценке деловых качеств работников предприятия обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников.

4. Ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

5. ...

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия, которое починяется непосредственно директору предприятия.

1.2. Создание, ликвидация и реорганизация отдела кадров осуществляется приказом директора предприятия.

1.3. Отдел кадров возглавляется начальником отдела, назначаемым на должность приказом директора.

2. ЗАДАЧИ

2.1. Комплектование предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

2.2. Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.

2.3. Подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

2.4. Контроль правильности использования работников в подразделениях предприятия.

3. СТРУКТУРА

3.1. Структуру и штаты отдела кадров утверждает генеральный директор предприятия по представлению начальника отдела кадров.

3.2. В состав отдела кадров могут входить подразделения по приему, увольнению, учету, по работе с рабочими и служащими и т.д.

4. ФУНКЦИИ

4.1. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

4.2. Обеспечение (совместно с руководителями подразделений предприятия) приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью; организация проведения их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

4.3. Создание резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

4.4. Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение.

4.5. Участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссий.

4.6. Определение круга специалистов подлежащих повторной аттестации.

4.7. Участие в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального передвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

4.8. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, распоряжениями и приказами руководителя предприятия.

4.9. Учет личного состава предприятия.

4.10. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

4.11. Хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам.

4.12. Подготовка материала для предоставления персонала к поощрениям и награждениям.

4.13. Подготовка документов по пенсионному страхованию, а так же документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям; представление их в органы социального обеспечения.

4.14. Проведение работы по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материальной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных систем и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.

4.15. Методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия.

4.16. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций.

4.17. Систематический анализ кадровой работы на предприятии, разработка предложений по ее улучшению.

4.18. Табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.

4.19. Анализ причин текучести кадров; разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени; контроль их выполнения.

4.20. Составление и ведение установленной отчетности по учету личного состава предприятия, его подразделений и работе с кадрами.

4.21. Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью.

4.22. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных и конкурсных комиссий.

4.23. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек; подсчет трудового стажа.

4.24. Внесение в трудовые книжки сведений о поощрениях и награждениях работающих.

4.25. Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

5. ПРАВА

5.1. Контролировать состояние трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка.

5.2. Требовать от подразделений предприятия представления справок, данных, отчетов, иной информации, необходимых для осуществления отделом своей деятельности.

5.3. Давать указания подразделениям предприятия по вопросам, отнесенным к ведению отдела кадров.

5.4. Вносить предложения руководителям подразделений по улучшению кадровой работы на предприятии.

5.5. Контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

5.6. Контролировать соблюдение правил трудоустройства, увольнения, переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Начальник отдела кадров несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.

6.2. На начальника отдела кадров возлагается ответственность за соблюдение действующего законодательства, выполнение приказов и указаний руководства предприятия, предоставление достоверной информации о работе отдела.

6.3. Работники отдела кадров несут ответственность в порядке и объеме, установленных соответствующими должностными инструкциями.

7. СЛУЖЕБНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

7.1. Со всеми отделами и производственными подразделениями предприятия по вопросам получения:

Заданий по комплектованию кадрами рабочих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации

Предложений по формированию графика отпусков

Характеристик на сотрудников отдела (цеха)

Информации о нарушении работниками подразделения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка

Объяснительных записок от нарушителей трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка

По вопросам представления:

Графика отпусков

Копий приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников

Копий приказов о поощрении и награждении

Копий приказов о наложении дисциплинарных взысканий

Результатов аттестации

7.1. С отделом экономики и оплаты труда по вопросам получения:

Утвержденного штатного расписания

Положений о премировании работников

Нормативов по труду

Предложений по предупреждению необоснованного сокращения численности занятых на предприятии в случае изменения объемов производства (регулирование продолжительности рабочего времени, перемещение на другие участки работы, введение сокращенной рабочей недели, раннего выхода на пенсию и др.)

Данных учета показателей по труду

Сведений о правильности установления наименований профессий и должностей, применения тарифных ставок и расценок, должностных окладов, доплат, надбавок и коэффициентов к заработной плате

По вопросам представления:

Сведений о текущей и перспективной потребности предприятия в кадрах

Данных о приеме, перемещении, переводе и увольнении работников предприятия

Систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности

Данных учета личного состава

Анализа причин текучести кадров

Предложений по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени

Установленной документации по кадрам

7.3. С бухгалтерией по вопросам получения:

Документов о заработной плате работников для оформления пенсии, выдачи соответствующих справок

По вопросам представления:

Табеля учета рабочего времени

Копий приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников предприятия

Проектов приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении материально ответственных лиц

Графика отпусков

Больничных листов

Копий приказов о материальном поощрении

7.2. С юридическим отделом по вопросам получения:

Заключений, консультаций по правовым вопросам

Разъяснений действующего законодательства, в том числе трудового права

Заключений о соответствии действующему законодательству предоставленных на правовую экспертизу документов

Обобщенных результатов рассмотрения судами трудовых споров

По вопросам представления:

Проектов документов, в том числе проектов приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников предприятия, на правовую экспертизу и для визирования

Запросов по правовым вопросам

Что такое кадровая работа?

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадров (далее – Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее – Организация).
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.
1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.
1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.
1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.
1.7. Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации. 1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1. Подбор и расстановка кадров.
2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации.
2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда.
2.4. Повышение квалификации работников.
2.5. Проведение аттестации.
2.6. Формирование кадрового резерва.
2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.
2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

3. ФУНКЦИИ

3.1. Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.
3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.
3.3. Разработка штатного расписания.
3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников.
3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
3.6. Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел,
подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.
3.7. Документальное оформление служебных командировок.
3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.
3.9. Ведение учета работающих в организации военнообязанных.
3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.
3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации.
3.13. Организация и участие в аттестации работников.
3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.
3.15. Составление планов повышения квалификации работников.
3.16. Организация табельного учета.

Отдел имеет право:
4.1. Получать от структурных подразделений, Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.
4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.
4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.
4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.
4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.
4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.
5.2. На Руководителя возлагается ответственность за:
5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины.
5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности.
5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов.
5.2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ

Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.
6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.
6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.
6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

7. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ

7.1. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ КАДРОВОГО ОРГАНА, ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

О чем мы вам расскажем в этом материале

• Как и для чего работает отдел кадров
• Каков перечень его полномочий и обязанностей работников отдела кадров
• Как привлечь в отдел кадров квалифицированных специалистов

Отдел кадров в своей работе руководствуется Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами, регулирующими трудовое право. Также учитываются нормативные методические документы по кадровому делопроизводству и уставу организации.

Функции и задачи отдела кадров

Главной функцией отдела кадров считается обеспечение кадрового документооборота. Также отделу кадров можно поручить функции подбора персонала и вести постоянную работу с коллективом. Если функции отдела кадров будут ограничиваться просто приемом сотрудников в компанию, не собирая соответствующую информацию о коллективе организации, рассчитывать на успех в бизнесе предприятию не приходится. Сегодня важна комплексная работа отдела кадров, предпринимая необходимые организационные меры и грамотные шаги для максимального использования профессиональных навыков и способностей персонала.

Основные функции отдела кадров

• определить кадровые потребности предприятия, подбирая сотрудников совместно с руководителями подразделений;
• подготавливать штатное расписание предприятия;
• анализировать текучесть кадров, находя методы эффективной борьбы с проблемой текучести;
• комплекс операций с трудовыми книжками;
• оформлять личные дела сотрудников, выдавая копии и справки документов по требованию работников;
• организовывать аттестации сотрудников, составляя планы карьерного движения в коллективе;
• вести учет отпусков, составляя график и оформляя отпуска согласно нормам трудового законодательства;
• готовить планы повышения квалификации персонала.
l&g t;

Пошаговая инструкция по созданию отдела кадров с нуля

Для создания отдела кадров необходимы:

• организационная структура;
• штатное расписание;
• документы предприятия;
• печать организации;
• трудовое законодательство;
• бланки приказов.

Обычно вопросами создания нового отдела и его внесения в организационную структуру компании занимается специалист по персоналу. Он должен предусмотреть вид структуры организации, подчиненность новой службы руководителю, её связи, влияние численности персонала компании на структурное подразделение.

После изменений структуры с внесением в неё новой службы – направляется на рассмотрение директора организации. Единоличный исполнительный орган её должен утвердить. Издается с этой целью соответствующий приказ с прописыванием факта введения нового отдела и даты, с которой считаться структурное подразделение будет действующим. Исполнение приказа контролируется руководителем кадровой службы, которому требуется внесение изменений для организационной структуры, с уведомлением сотрудников о новом отделе. Заверение документа подписью директора и печатью организации. Необходимо ознакомить начальника кадровой службы с приказом.

Необходимо внесение нового отдела в действующее штатное расписание. С этой целью требуется издание приказа руководителя компании. Прописываются в приказе название организации, номер и дата составления, город нахождения организации.

Кадровики на основании приказа должны внести соотвествующие изменения в штатное расписание, составить новые должностные инструкции. Руководствоваться при составлении данных инструкций необходимо потребностями предприятия. Необходимо подробное содержание инструкций, соответствуя требованиям и целям новой службы.

Как привлечь в отдел кадров квалифицированных сотрудников

Александр Потапов, Дмитрий Сомов, Владельцы консалтинговой компании «Актив прибыли», Москва

Во-первых, компания должна придерживаться амбициозной цели. Сильный специалист не планирует довольствоваться обычным статусом – ему гораздо интереснее работать в амбициозной организации.

Во-вторых, Вы должны быть амбициозным менеджером. Вам стоит учиться быть интересным и разносторонним собеседником, имея соответствующую харизму. Также важно стараться выглядеть максимально дорого. Во многом это становится серьезным фактором успешного привлечения сильных кадров, завоевывая их внимание и интерес.

В-третьих, будьте готовыми к обеспечению высокого дохода для высококвалифицированного персонала. Компенсировать невысокую зарплату может лишь известный бренд – и то не полностью.

В-четвертых, сотруднику важно видеть карьерные перспективы. Гендиректору может быть интересна перспектива стать партнером, когда достигнет определенных целей. Руководитель направления заинтересован в выделении своего подразделения в отдельную компанию.

Обязательные документы, которые должны храниться в отделе кадров

1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)

Перед подбором сотрудников в организацию необходимо составить и утвердить штатное расписание. На основе штатного расписания может определяться число вакансий на данный момент. Важным является и тот факт, что при увольнении кого-то из сотрудников по сокращению работодатель, ссылаясь на штатное расписание, сможет подтвердить в суде невозможность трудоустроить сотрудника и законность увольнения. Судьей при рассмотрении трудового спора обязательно будет истребовано штатное расписание. У работодателя не будет серьезных перспектив выиграть судебный спор с работником, если штатное расписание не представлено суду либо при ненадлежащем составлении.

2. Трудовой договор

Для формирования пакета кадровых документов определяющая роль отводится трудовому договору с работником. Он заключается в письменной форме, с подписью работодателем и работником. Необходима фиксация условиями трудового договора условия труда и оплаты, установленные по действующим нормативным правовым актам по соглашению между работодателем и работником.

3. Правила трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка необходимы для любой организации. Являются локальным нормативным актом организации, который регламентирует порядок по приему сотрудников и увольнению, перечень обязанностей, прав, также ответственность сторон, рабочий режим, время отдыха, меры для поощрения и взыскания сотрудников, прочие вопросы по регулированию трудовых отношений.

4. Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Приказ представляет собой основание для предоставления рабочего места для сотрудника, с закреплением необходимого имущества работодателя за ним, с ознакомлением сотрудника с деловой перепиской, внутренними документами и др. Подготавливается проект приказа одновременно вместе с трудовым договором.

5. Трудовые книжки

Трудовая книжка представляет собой основной документ о трудовой деятельности трудовом стаже сотрудника. Работник должен предъявить трудовую книжку при трудоустройстве. Исключениями являются лишь случаи при первом трудоустройстве сотрудника либо при трудовом договоре, который не подлежит заключению на условия штатного совместительства. На работодателя возлагается обязательство по ведению трудовых книжек на каждого сотрудника, который в компании проработал более пяти дней. Храниться трудовые книжки должны в металлическом шкафу или сейфе, доступ к которому есть только у ответственного работника, который определяется приказом.

6. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

Работник при получении трудовой книжки в связи с увольнением расписывается в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Необходима прошнурованная, пронумерованная книга учета, скрепленная печатью и подписью.

7. Договор о полной материальной ответственности

Договоры о полной материальной ответственности должны обязательно заключаться с сотрудниками, достигшими возраста 18 лет, в случае передачи сотруднику ценностей для обработки, хранения, продажи (отпуска), перевозки либо применения в процессе производства.

8. График отпусков

Работодателю требуется составление графика отпусков по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1. Согласно графику отпусков будет определяться очередность, в которой сотрудники получают оплачиваемые отпуска. График составляется с соблюдением законодательных требований, по которым у отдельных работников есть право отпуска в удобное для себя либо в определенное время. Для лиц, работающих по совместительству, предусмотрено одновременное предоставление отпуска с отпуском по основной работе.

9. Положение об оплате труда

Внедрение эффективной системы оплаты и нормирования труда на предприятии с учетом его специфики позволяет добиться рационального использования существующих кадровых ресурсов, с использованием оптимальных решений в определенной производственной ситуации. Основной внутренний документ, которым регулируется используемая система оплаты работников на предприятии, считается Положение об оплате труда.

10. Положение о премировании

Утверждается положение о премировании приказом работодателя. Премирование – предоставление денежных сумм сверх основного заработка чтобы поощрять достигнутые сотрудниками успехи в работе, стимулируя их дальнейшее совершенствование и улучшение результатов. Выплачиваются премии для круга лиц, который определяется по заранее заданным условиям премирования. Указывается в положении о премировании круг лиц, для которых предоставляется поощрение, условия и показатели премирования, размеры премий (по каждой должности, профессии либо их предельные размеры).

11. Табели учета рабочего времени

12. Положение о защите персональных данных работников

Содержатся в Положении данные о задачах и целях предприятия в сфере защиты персональных данных, с раскрытием их состава и понятия, также приводится перечень структурных подразделений и носители информации, на которых соответствующие данные хранятся и накапливаются. Необходимо указание в документе способа сбора персональных данных, кому в компании предоставляется к ним доступ, как происходит использование и обработка этих данных, как обеспечивается защита от несанкционированного доступа внутри предприятия и по отношению к представителям других предприятий. Утверждается Положение о защите персональных данных сотрудника по приказу руководителя предприятия.

• Испытательный срок: нюансы для руководителей и сотрудников

Как оценивать работу отдела кадров

Чтобы оценить эффективность в работе отдела кадров, нужно ввести в компании измеряемые показатели, контролируя их с определенной периодичностью. В частности, возможно использование показателей текучести кадров, скорости и процента закрытия вакансий, выполнения плана по обучению и аттестации персонала.

Для начальника отдела кадров подойдет и альтернативный метод оценки. Отдел кадров является сервисным подразделением, необходимо периодически узнавать об удовлетворенности менеджеров работы этой службы. Актуальным такой подход можно считать для некрупных компаний.

Говорит Генеральный Директор

Алексей Изотов, Исполнительный директор ОАО «Стерлитамакский нефтехимический завод», Стерлитамак (Республика Башкортостан)

В нашей работе устанавливается требование – соотношение уровня образования работников (среднего, среднего специального, высшего) должно, как минимум, сохраняться. Как максимум повышаться – с увеличением в пользу более образованного персонала на 20%. Служба персонала в итоге вынуждена трудиться в этом направлении, учитывая четкие критерии по оценке результатов.

Начальник отдела кадров

На начальника отдела кадров возлагается ответственность за привлечение специалистов компании. Его задачей становится обеспечение коллектива служащими и рабочими необходимых профессий и специальностей. Его должность предполагает карьерный рост по административной линии вплоть до гендиректора предприятия.

Говорит Генеральный Директор

Борис Щербаков, вице-президент корпорации Oracle, генеральный директор компании «Oracle СНГ», Москва

К числу должностных обязанностей начальника отдела кадров относятся:

1. Участие в разработке кадровой стратегии и кадровой политики организации.
2. Подбор, расстановка и отбор кадров, основываясь на оценке их квалификации, деловых и личных качеств, с контролем правильности использования сотрудников в подразделениях организации.
3. Обеспечение приема, расстановки и размещения молодых рабочих и молодых специалистов согласно их специальности и профессии, организуя вместе с начальниками подразделений их стажировку, адаптацию к производственной деятельности.
4. Планомерная работа для создания резерва для выдвижения на основе различных организационных форм, включая подготовку кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, планирование деловой карьеры, ротационное передвижение специалистов и руководителей, стажировку на соответствующих должностях, обучение на специальных курсах.
5. Организация аттестации сотрудников предприятия, с её информационным и методическим обеспечением, участвуя в процессе анализа данных аттестации, в рамках разработки мероприятий для реализации решений аттестационных комиссий, с определением перечня специалистов, которым требуется повторная аттестация.
6. Участие в рамках разработки систем комплексной оценки сотрудников и результатов деятельности. Участвует в разработке система служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений, направленных на совершенствование аттестации.
7. Организация своевременного оформления приема, увольнения и перевода сотрудников согласно положениям действующего трудового законодательства, инструкциям, положениям, приказам руководителя организации, с выдачей справок о прежней и нынешней трудовой деятельности, учетом личного состава, заполнением и хранением трудовых книжек, ведением установленной документации по сотрудникам, с подготовкой материалов, необходимых для представления сотрудников к получению награждений и поощрений.
8. Обеспечение подготовки документации по пенсионному страхованию, документов для назначения пенсий сотрудникам и их семьям, представление документов в орган социального обеспечения.
9. Работа для обновления научно-методического обеспечения проводимой кадровой работы, с её информационной и материально-технической базой, внедрением современных методов по управлению кадрами, применяя автоматизированные подсистемы «АСУ-кадры» и автоматизированные рабочие места сотрудников кадровых служб, формируя банк данных о персонале предприятия, со своевременным расширением, быстро предоставляя необходимые сведения пользователям.
10. Осуществление координации и методического руководства в деятельности инспекторов и специалистов по кадрам подразделений организации, с контролем исполнения главами подразделений положений законодательства и постановлений правительства, приказов, постановлений и распоряжений руководителя предприятия в вопросах работы с персоналом и кадровой политики.
11. Обеспечение социальных гарантий для сотрудников в области занятости, с соблюдением порядка по трудоустройству и переобучению высвобождающихся сотрудников, предоставляя для них установленные компенсации и льготы;
12. Систематический анализ кадровой работы в организации, с разработкой предложений с целью её улучшения;
13. Организация табельного учета, с составлением и выполнением графиков отпусков, контроля трудовой дисциплины в подразделениях предприятия, с соблюдением правил внутреннего трудового распорядка со стороны работников, анализом причин текучести кадров, разработка мероприятий, направленных на укрепление трудовой дисциплины, сокращение текучести кадров и потерь рабочего времени, контроля выполнения данных мероприятий;
14. Обеспечение составления отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;
15. Руководство сотрудниками отдела.

Квалифицированным сотрудникам необходимо психологическое, юридическое и экономическое образование, со стажем работы по организации управления кадрами на руководящих и инженерно-технических должностях от пяти лет.

Говорит Генеральный Директор

Елена Трофимова, директор по персоналу компании «Росcита», Новосибирск

Для оценки кандидата, на что ориентирован претендент, подойдут вопросы «Чем вы гордитесь, каких результатов в работе удалось достичь?». «Расскажите, что делали в течение рабочего дня на прежнем месте работы?». Нужно всегда учитывать, как формулируется ответ собеседника (говорит «сделал» либо «делал»).

Другой важный, часто решающий фактор, заключается в соответствии претендента ценностям организации, их полностью разделяя. Ведь нелояльный специалист может предполагать опасность для организации, приводя к нарушению её ценности.

Справка

«Актив прибыли»

Сфера деятельности: консалтинг, бизнес-обучение, выстраивание деятельности отделов продаж.

Основные клиенты: компании «Альфа-Сервис», «8 Марта», Ivagio, Сбербанк России. Годовой оборот собственных бизнесов: 90 млн руб.

Борис Щербаков назначен вице-президентом корпорации Oracle в 2004 году с сохранением должности Генерального Директора представительства Oracle в СНГ, которую он занимает с 1999 года. Под руководством Бориса Щербакова более чем в пять раз увеличились объемы продаж Oracle в регионе, развернут бизнес по Oracle E-Business Suite, полностью завершена трансформация стратегии Oracle на рынках СНГ в части перехода к продажам исключительно через сеть авторизованных партнеров. По рейтингу Ассоциации менеджеров России он занял 21 место в Топ-100 самых профессиональных менеджеров России в 2005 году.

Елена Трофимова окончила экономический факультет Новосибирского государственного университета. В сфере управления персоналом работает более 10 лет. С 2003 года занимала должность директора по персоналу в ООО «Топ-книга», в 2006 году перешла в компанию «Россита».

Компания «Россита» основана в 1998 году. Сфера деятельности - розничная продажа обуви. «Россита» представлена 33 розничными магазинами в Новосибирске, Иркутске, Красноярске, Новокузнецке, Омске, Санкт-Петербурге и Тюмени. Развивается сеть франчайзинговых магазинов. Численность персонала - более 700 человек. В службе персонала работают шесть специалистов.

Стерлитамакский нефтехимический завод работает более 40 лет. Основное направление деятельности - выпуск фенольных антиоксидантов широкого спектра действия, известных под торговой маркой «Агидол». Завод также занимается производством жидких каучуков специального назначения, отвердителей для эпоксидных смол, другой нефтехимической продукции. Численность персонала - 1200 человек.

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Отдел кадров: подробности для бухгалтера

• Увольнение за прогул: спорные моменты

  Коллег) не дали результата. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность... Л. С приказом ознакомлены: – руководитель отдела кадров Иванова С. Н.; – заведующий терапевтическим... отсутствия. Объяснительную просим предоставить руководителю отдела кадров Ивановой С. Н. Если письменное... проведению служебной проверки». Составлен: руководителем отдела кадров Ивановой С. Н. в присутствии... ним работница также отказалась. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность...

• Обходной лист: практика применения

  Он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... задолженности по несданным книгам; в отделе кадров о сдаче полиса ДМС; в... включают такие отделы, как бухгалтерия, отдел кадров, склад и др. Как правило... заявления об увольнении гражданского служащего отдел кадров выдает увольняемому обходной лист (приложение...

• Как совместителя сделать основным работником?

  Работу По информации, имеющейся в отделе кадров, Вы уволились с основного места... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной Ответственностью...

06.09.2018 предоставить в отдел кадров справку медицинского учреждения, подтверждающую факт... исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Егорову В. Д. Основание: личное... .) (подпись) (Ф. И. О.) Начальник отдела кадров Егорова В. Д. __________ /________________________ ... сдать кровь и обратился в отдел кадров с вопросом о том, какой...

• Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

  В действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи... в действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи...

• Если в компании нет специалиста по охране труда

  С одной стороны, и специалист отдела кадров Петрова Анна Петровна, именуемая в... 23 октября 2017 года специалист отдела кадров Анна Петровна Петрова выполняет обязанности... . Иванов С приказом ознакомлена: Специалист отдела кадров Петрова, 19.10.2017 А...

• Что меняется в оформлении трудовых книжек

  Такой: « Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации) », как на примере... можно получить, написав заявление в отдел кадров организации. Выдать ксерокопию может бухгалтер...